+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Ведение с журнала учета личных дел в электронном виде

Ведение с журнала учета личных дел в электронном виде

Документы, по личному составу являются неотъемлемой частью общего объема документации компании. Выполнение закрепленных законодательно требований к архивному хранению документов необходимо для содействия государственному пенсионному фонду, а так же соблюдения трудового кодекса при работе с персоналом. Документы по личному составу подтверждают трудовой стаж работника и являются обоснованием для получения пенсии и других социальных льгот. Хранение документов по личному составу является важнейшим источником исторических сведений для социальных и научных исследований. Трудовые отношения с работниками оформляются посредством заключения с ними трудовых договоров контрактов.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Когда сотрудник только поступает на работу, на него оформляется личное дело. Оно представляет собой папку, в которую включаются все бумаги, которые так или иначе связаны с сотрудником, и которые необходимы данной компании.

Это личное дело в надлежащем порядке учитывается в соответствующем журнале. Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:. Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги.

Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют. В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:. В первую очередь при оформлении журнала учета личных дел заносят следующую информацию :.

Все эти сведения должны быть записаны аккуратным разборчивым почерком, по возможности необходимо обойтись без исправлений в словах, а также не допускать помарок. Цвет чернил для заполнения титульного листа может быть чёрным, синим либо фиолетовым. После этого в папке идут уже непосредственно документы. Их подшивают после титульного листа ровно в той последовательности, которая соответствует времени их оформления либо предоставления сотрудником. Личные дела всех работников сшиваются.

Также требуются фиксировать их в специальном журнале, который создаётся с этой целью. Личные дела всех работников, которые в настоящее время работают на предприятии, требуется держать в его отделе кадров, соответственно журнал содержится там же.

Для их хранения служит специальный несгораемый шкаф. Хранилище держат на замке и при этом опечатывают. Журнал доступен для ответственного сотрудника отдела кадров, которые ведет личные дела и, кроме этого, начальнику отдела кадров. Уполномоченный сотрудник назначается руководителем, который издаёт соответствующий приказ.

Перед заступлением на работу он проходит инструктаж. В ходе этого обучения ему рассказывают о его обязанностях и о содержимом личного дела работника, всех документах, которые требуется в него поместить. При возникновении такой потребности в ходе выполнения обязанностей доступ к личным делам сотрудников также предоставляется руководителям структурных подразделений, в которых они заняты.

Руководящий работник такого уровня может получить возможность ознакомиться с данными из личного дела подчинённого , для этого ему требуется обратиться к начальнику кадрового отдела либо к руководителю предприятия. При получении им разрешения издается приказ соответствующего содержания. Этот документ и служит основанием для допуска. Следует открывать исключительно те сведения и предоставлять лишь те документы, которые требуются руководителю подразделения, и которые прямо включены в его запрос.

Не допускается открытие ему доступа к иным документам и, тем более, ко всему личному делу целиком. Также до предоставления ему сведений требуется ознакомить руководителя подразделения с Положением о персональных данных сотрудников , которое принято в данной компании и взять с него подпись в том, что он ознакомлен с данным документом. Сам работник имеет свободный доступ к собственному делу. Ему для знакомства с ним не требуется ничья санкция. Он может получить его под роспись в любой день, когда ему это потребуется.

Далее он может изучать его до завершения рабочего дня, после чего ему требуется вернуть дело в место хранения. Когда сотрудник уволился и перешёл на другое предприятие, то допускается передача дела в другую компанию. Это осуществляется на основании поступающего из неё в предыдущую специального запроса, при этом такой обязанности не существует и решение остаётся за предыдущим работодателем. Оформленное таким образом личное дело далее посылают в архив, в котором оно содержится 75 лет.

Далее личные дела в общем случае уничтожаются. Особые случаи — папки с делами, которые относятся к лицам, которые были руководителями, получали различные знания и удостаивались государственных наград. Для их дел уничтожение не допускается, они хранятся вечно. Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно.

Как это делать правильно, обсудим сегодня. Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность. В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе.

Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников. Не нашли ответа на свой вопрос? Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент. Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер.

Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека. Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут. Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом. При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения.

Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл. Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации. Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет. Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие. Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику.

При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело. Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию. Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет. Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки. Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно.

Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел — это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил. Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде. Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают.

При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри.

Оформляем журнал учета личных дел работников

Согласие на обработку персональных данных: образец. Акт об отказе дать письменное объяснение образец. Соглашение о конфиденциальной информации.

Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк титульного листа личного дела.

Да, в журнале учета личных дел работников разделы " Дата заведения личного дела" и "Дата закрытия личного дела" соответстсвут датам приема и увольнения работника. Личное дело ведется в течение всего периода работы сотрудника. Однако есть дела, которые нужно вести на протяжении нескольких лет. Это, например, дела, в которых содержатся документы по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников одно личное дело ведется в течение всех лет работы сотрудника. Для удобства ведения кадрового делопроизводства мы предлагаем вам Журнал учета личных дел, готовый к использованию.

Правила оформления журнала учета личных дел работников

Когда сотрудник только поступает на работу, на него оформляется личное дело. Оно представляет собой папку, в которую включаются все бумаги, которые так или иначе связаны с сотрудником, и которые необходимы данной компании. Это личное дело в надлежащем порядке учитывается в соответствующем журнале. Личное дело — это папка, в которую подшиваются различные бумаги, касающееся сотрудника предприятия. Эти документы могут быть как подлинниками, так и их копиями. Существует перечень документов, которые подшивают в подобную папку:. Последний пункт свидетельствует о том, что перечень не исчерпывающий, при необходимости в него могут добавляться и иные, не названные выше бумаги. Кроме того, в личном деле должна быть опись, которая включает перечень всех документов, которые в нём присутствуют. В ней для каждой из бумаг, включённых в личное дело, должна присутствовать следующая информация:. В первую очередь при оформлении журнала учета личных дел заносят следующую информацию :.

Инструкция: оформляем журнал учета личных дел работников

Автор: Данилова В. Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации в том числе коммерческие ее применяют.

Организация, которая ведет личные дела работников, для удобства их учета заводит соответствующий журнал. Данный документ никаким действующим нормативным актом на уровне федерального и даже регионального законодательства не предусмотрен, поэтому работодатель разрабатывает его форму самостоятельно и утверждает своим приказом или распоряжением.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см.

Журнал регистрации личных дел работников: образец

Законодательно обязательные бланки не утверждены, поэтому учреждения вправе разработать их самостоятельно в произвольном формате. Более того, они могут применять формы, утвержденные разными министерствами. Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ШЕРЛОК ХОЛМС И ДОКТОР ВАТСОН (советский сериал все серии подряд)

.

Как формируются личные дела сотрудников?

.

Журнал учета личных дел работников – образец систематизации документации Процедура ведения кадровыми службами личных дел является.

.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

.

.

.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Эвелина

    Тру Кам в переводе с англ. Внатуре камера.

  2. Майя

    Не могу сказать потому что у меня автомобиль на украинских постсоветских номерах хотя и иномарка.

  3. Диана

    Чому на рос. мові?

  4. Агнесса

    Добрый день. Вопрос об остановке граждан на улице сотрудниками военкомата (возможно в компании сотрудников полиции). Какие права граждан при этом нарушаются? Обязан ли гражданин предоставлять свои документы (ведь они могут тут же выписать повестку)? На какою статью ссылаться, чтоб никуда с ними ни ехать? (мастера выдумывать различные поводы). Огромное спасибо.

  5. Кирилл

    Не отвечайте вовсе и у следователя ничего не будет (тогда сами себя точно не оговорите), и адвокатне нефиг платить

© 2018-2020 maconstroi.ru